5 Tipps aus dem Digital Office in Zeiten von Corona

1) Setzen Sie auf Vielfalt bei den Kommunikationskanälen

Das Digital Office bietet eine große Vielfalt an Kommunikationskanälen, die es jetzt zu nutzen gilt. Bereichern Sie klassische Kommunikationskanäle um digitale Lösungen wie Webkonferenzen, Kollaborationstools und soziale Netzwerke. Dadurch erhalten Sie die interne und externe Kommunikation aufrecht und nach einiger Zeit wird sich eine neue Kultur der Zusammenarbeit entwickeln. Der Bitkom hat dazu eine Übersicht mit digitalen Services erstellt, die derzeit kostenfrei zu nutzen sind.

2) Etablieren Sie eine Kultur des Digital Leadership

Arbeiten im Home Office erfordert Orientierung und Vertrauen. Es gilt Führungsmodelle zu leben, die für Vernetzung, Offenheit, Partizipation und Agilität stehen. Dies bedeutet für Organisationen mit stark hierarchischen Führungsstrukturen einen Mindshift, der allerdings eine notwendige Voraussetzung für Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter ist. Es gilt den Menschen in den Fokus zu stellen, Entscheidungen transparent zu kommunizieren und neue Formen des Vertrauensaustausches zu etablieren. 

3) Verlieren Sie die Compliance nicht aus den Augen

Besondere Zeiten erfordern kreative und manchmal auch pragmatische Lösungen. Besonders mit Blick auf den Datenschutz und die Datensicherheit gilt es aber weiterhin die Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien sicherzustellen. Die Nutzung von privater Hard- und Software zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten darf kein Teil einer pragmatischen Lösung sein. Weiterhin sind Sicherheitsstandards auch bei der Arbeit im Home Office zu berücksichtigen. ECM-Lösungen stellen dabei die regelkonforme Arbeit sicher (Bitkom Leitfaden).

4) Beginnen Sie mit der Digitalisierung Ihrer Kundenbeziehungen

Besonders in Krisenzeiten ist die Pflege des Kundenstamms eine wichtige Komponente, um Kontinuität bei den Geschäftsbeziehungen sicherzustellen. Es gilt dabei, den Kunden in den Vordergrund der eigenen unternehmerischen Tätigkeit zu stellen. Dies gelingt, indem Prozesse konsequent Richtung Kunden ausgerichtet und Datensilos aufgebrochen werden. Besonders bei der standortunabhängigen Zusammenarbeit ist es wichtig, dass Wissen in strukturierter Form vorliegt und Maßnahmen der Kundenbindung einen ganzheitlichen Ansatz verfolgen.  

5) Verabschieden Sie sich von Ihren papierbasierten Prozessen

Produktives und standortunabhängiges Arbeiten ist nur denkbar, wenn Büro- und Verwaltungsprozesse frei von Medienbrüchen laufen. Gute digitale Geschäftsprozesse sind transparent, sinnvoll und zweckmäßig (siehe Bitkom Reifegradmodell Digitale Geschäftsprozesse). Durch Technologien, wie die Cloud und digitale Signaturen, lassen sich Dokumente rechtssicher und vollständig digital verarbeiten sowie versenden. Liegen Daten letztlich in strukturierter Form vor, können Automatisierungsprojekte verfolgt werden, durch die sich Mitarbeiter in der Folge auf wertschöpfende Tätigkeiten fokussieren können